2　前項ただし書きにより集中管理する文書は、3年保存以上の文書に限る。

2　文書主管課長は、各課等の文書事務の状況を随時調査し、適正な処理が行われるよう指導しなければならない。

3　文書主管課長は、パーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に入力し、記録することにより、文書類の収受又は発送の経過を明らかにして文書事務を管理するものとする。

4　主管課長は、この規程に基づき、常に文書の処理状況を明らかにして、文書事務の進行管理をしなければならない。

2　文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長又は主任をもって充てる。

2　文書主管課は、年度更新の際、文書分類表について必要な調査を行い、文書分類並びに保存年限の適正を図らなければならない。

2　文書の番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止める一連番号とする。

3　前項の規定にかかわらず、それらの事案の発端となった文書と一体として管理する必要があり、発端となった文書の枝番号により管理する必要があるときの当該文書については、その発端となった文書の記号番号及びその枝番号を用いることができる。

2　二課以上に関係する文書は、その関係が最も深い課を決定して処理しなければならない。

2　文書の処理は、主管課長及び文書取扱主任が中心となり、常に迅速な処理に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

3　文書は、原則としてA4判の大きさの紙を縦長に用い、横書きすることとする。ただし、法令等の規定により様式が定められているものについては、この限りでない。

4　文書の用語、用字等は、常用漢字及び現代かなづかいとし、一読して理解できるよう平易かつ簡潔なものとしなければならない。

5　誤記の訂正をするときは、その個所に二本の線を引いて訂正印を押し、その上側に正しい文字を記入するなど、疑義の生じないようにしなければならない。

2　前項の規定により、文書の引継ぎを受けた文書取扱主任は、自ら処理する文書を除くほか、直ちに事案を担当する係長又は主査(以下「係長等」という。)に引き継がなければならない。

3　前項の規定により、文書の引継ぎを受けた係長等は、自ら処理する文書を除くほか、事案を担当する職員(以下「事務担当者」という。)をして速やかに処理させるとともに、その処理の経過及び結果を報告させなければならない。

2　供覧は、第16条に規定する起案の手続きに準じて行うものとする。

2　事務担当者は、前項により引継ぎを受けた文書を、指定された期日内に処理しなければならない。ただし、指定された期日内に処理することが困難であると認められるときは、主管課長の承認を得て期日を延長することができる。

2　施行期日の予定される事案は、必要な審議及び審査の機会が失われないよう余裕をもって起案しなければならない。

2　収受文書に基づいて処理するものには、必ず当該収受文書又はその写しを添付しなければならない。

2　起案文書の事案が特に重要なもの、秘密に属するもの、緊急の処理を要するもの又は特に説明を要するものについては、主管課長が持ち回って決裁責任者の決裁を受けなければならない。

3　管理者の決裁を受ける起案文書は、特別なものを除くほか、文書主管課において取りまとめ、決裁の手続きをとらなければならない。

4　決裁を受けた起案文書(以下「原議書」という。)で、前項に規定する手続きを経た原議書は文書主管課において、その他の原議書は主管課において原議書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

5　文書主管課において決裁年月日を記入した原議書は、直ちに主管課へ回付しなければならない。

2　合議を必要とする事案を起案するときは、あらかじめ関係課長等と協議するものとする。

3　合議をした事案が当初と異なって決裁されたとき、又は廃案となったときは、主管課長等はその旨を合議先に通知しなければならない。

2　審査は、書式、文体、用語及び用字について行うとともに、法制、行政及び財政の見地からの審査を併せて行うものとする。

3　前項に規定する審査の結果、軽易なものは訂正し、訂正すべき個所が多数ある場合又は疑義ある場合は、起案者に返付し再提出させなければならない。

4　審査の順序は、次に掲げるところによる。

5　審査を行うものは、審査が終わったときは起案文書の所定欄に押印しなければならない。

2　主管課長は前項に規定する以外の原議書のうち施行を要するものは、原議書の所定欄に施行年月日を記入のうえ、直ちに施行の手続きをとらなければならない。

2　施行する文書に公印を押印したときは、公印保管責任者は、起案書の所定欄に認印を押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　書庫は文書主管課長が管理する。

3　担当者以外の者は、文書主管課長の承認を受けなければ書庫に立入ることができない。

2　秘密扱い文書については、閲覧及び貸出しを禁止する。ただし、文書主管課長が特に必要と認め、許可したときは、この限りでない。

3　貸出しを受けた保存文書は、庁外に持ち出し、他に転貸し、又は抜取り、追補、抹消、差し替え、訂正をしてはならない。

2　文書主管課長は、廃棄年度の経過した保存文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、さらに期間を定めて保存することができる。

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則による改正後の規定は、令和2年度以降の事務に適用し、令和元年度以前については、なお従前の例による。